Irodai kívüli e-mailek: mindent, amit be kellene (és nem kellene) tartalmaznia

A munka világában kevesebb örvendetes rövidítés található, mint az „OOO” -nél. Amellett, hogy a gondtalan létezés ígéretének kapuja, egy a munkahelyi e-mailben az irodán kívüli üzenet egy praktikus módja annak, hogy tudatja a munkatársaknak és az ügyfeleknek, hogy egy bizonyos ember számára nehéz lesz elérni - ha nem is elérhetetlen - egy bizonyos ideig. időt. Tehát, amíg nincs szükség arra, hogy ezt átgondolja (nem itt ír regényt), számít, mit tartalmaz.

Kicsit kínosnak és robotnak érzi magát az irodán kívüli üzenet előzetes megírása, de erre szükség van és hasznos mindazok számára, akik megpróbálják elérni, miközben Mai Tais-t kortyolgatják a tengerparton, vagy Machut túrázva Picchu. (Plusz, ha egy távoli üzenet állít be, akkor kihúzhatja és ellazulhat, ha problémája van a munka elhagyásával.) Itt van, mit kell mondani (és mit nem szabad mondani) a vakáció automatikus válaszában.

ÖSSZEFÜGGŐ: 9 megtakarítási módszer a megérdemelt nyaraláshoz

1. Tartalmaz egy üdvözletet és kijelentkezést.

Természetesen az, hogy miként indítja el az OOO üzenetet, az személyes preferenciáitól és a munkakörülményektől függ. Noha egy nagy „hello” nem feltétlenül szükséges, valahol kell kezdenie, és örömmel adom hozzá az emberi kapcsolatot. Ha jobbra ugor a „Jelenleg nem vagyok az irodában ...” túlságosan furcsa és elválasztottnak érzi magát, könnyedén belépett egy egyszerű, „Üdvözöllek” vagy „Köszönöm az e-mailt.”

Ugyanez vonatkozik az aláírására. Üdvözöljük a visszatérés dátumát, de ha van értelme befejezni valami ilyesmi: "Köszönöm!", "Legjobb, (a neve)" vagy "Nagyszerű hétvégét (vagy írjon ide ünnepnapot)!", menj érte.

2. Adja meg, meddig maradsz ki.

Említse meg a kezdő és a záró dátumot: „Július 3–7-én utazom, és nem ellenőrzem az e-maileket. Amint tudok, válaszolok az Ön feljegyzésére, amikor visszatérek az irodába. Július 8. ”(Ne felejtsd el kikapcsolni a vakációbejelentőt, amikor visszatér!).

3. Adja meg, hogy ellenőrizni fogja-e az e-maileket.

A távoli üzenet nem csak akkor hasznos, ha teljesen lemegy a rácsról. Lehet, hogy munkába utazik, vagy távolról dolgozik, így a kommunikációs szórványos és a WiFi kapcsolat biztonságossá válik. Ha nem fogja ellenőrizni vagy válaszolni az e-mailekre, mondja meg (lásd a fenti példát). Ellenkező esetben hasznos egy üzenetet beállítani, amely figyelmezteti az embereket, akik nem lesznek olyan megbízhatóan elérhetőek utazási vagy helyszíni kötelezettségek miatt. Arról szól, hogy elvárásokat állítsunk fel azok számára, akik megpróbálnak elérni Önt. Például: “Köszönöm a megjegyzését! Július 3-ig fogok fotózni, és rendszeresen ellenőrizni fogom az e-maileket / korlátozott hozzáféréssel rendelkezem az e-mailekhez, és lehet, hogy lassan válaszolok. ”

4. Adja meg, hogyan érje el Önt (ha egyáltalán).

Ha bizonyos kapacitásokban elérhető lesz, vázolja fel, hogyan kell pontosan felvenni a kapcsolatot. Például: „Nem fogok ellenőrizni az e-maileket, de ha bármilyen okból szüksége van hozzám, vegye fel a kapcsolatot velem a cellámban.” Vagy: „Ha ez időérzékeny, kérjük, bátran küldjön e-mailt (visszatérés dátuma), tehát a postaládám tetején van. ”Vagy:“ Sürgős kérelmek esetén vegye fel a kapcsolatot (asszisztens, kolléga, szabadúszó vagy más elérhető hivatal neve) lefedettség)”. Mielőtt egy másik munkatárs kapcsolattartási adatait felveszi az OOO-be, törölje velük - még ha maga felettese is, a heads-up továbbra is jó udvariasság.

5. Kerülje a felesleges személyes adatokat.

Ha szülési / apasági szabadságon van, vagy házasodik el azon a hétvégén (!), Az tökéletes, ha belefoglaljuk, de erről van szó, amennyiben a személyes megosztásra automatikus válaszként van szükség. Gondoljon arra, hogyan reagálhat valaki távoli üzenetére, amelyben túl sok személyes adat szerepel. Azt szeretné, ha a fogadó végfelhasználó megtudja, hogy a) függetlenül attól, hogy megválaszolja-e az e-maileket, és b), mikor számíthatnak rájuk. Minden más valószínűleg TMI, tehát tartsa egyszerűen.

ÖSSZEFÜGGŐ:A legjobb módszer az e-mail aláíráshoz, ha gyors választ szeretne