Dolgozz kevesebbet, élj többet és légy hatékonyabb

Az időre ellenségként gondolsz? Úgy érzi, hogy a napnak nincs elég órája ahhoz, hogy végignézze a tennivalóit? Folyamatosan dolgozol, de még mindig le vagy maradva mindenről? Úgy érzi, hogy az eredmények és a sikerek tekintetében szakadék van a hozzájárulása és az outputja között?

Nemrég olvastam egy könyvet a 80/20 elvről, és szerettem volna megosztani veletek néhány meglátást belőle. Fontosak azok számára, akik küzdenek velük idő beosztás, termelékenység- kapcsolatos ügyek, valamint a munka és a magánélet egyensúlya. Ban ben A 80/20-as elv: Többet érhetsz el kevesebbel, Richard Koch – brit tanácsadó, író és befektető – egyedülálló perspektívát kínál az idő kérdésére menedzsment. Az ő megközelítése nem éppen a lustaság ünnepe, nem is a szerencse, az elfogadás vagy az elengedés ünnepe. Ehelyett Koch intelligens, hiperfókuszált és csökkentett erőfeszítést javasol. Azt javasolja, hogy lényegesen okosabban kellene dolgoznunk, és lényegesen kevesebbet.

Valószínűleg ismeri a 80/20 elvet. Pareto-törvényként és a legkisebb erőfeszítés elveként is ismert. Azt állítja, hogy az erőfeszítések és ráfordítások meglepően kis hányada (20%) vezet eredményeink 80%-ához. Más szóval, a bemenetek és az eredmények rendkívül ferde eloszlásúak. Értelemszerűen az elv azt is sugallja, hogy erőfeszítéseink, időnk és erőforrásaink túlnyomó többsége teljesen elpazarolt. Természetesen hajlamosak vagyunk azt feltételezni, hogy erőfeszítéseink többsége a legtöbb eredményt eredményezi. De ez a hit tévedés.

Koch ígérete az, hogy ha megértjük és kihasználjuk ezt az elvet, akkor jelentős javulást érhetünk el a termelékenységben és a sikerben – miközben kevesebbet is dolgozol: „Ha ismered az okok 20 százalékát, amelyek az eredmények 80 százalékát adják, sokkal kevesebbet fogsz dolgozni, jobban élvezed az életet és sokkal többet keresel pénz."

A 80/20 elv Vilfredo Pareto (1848–1923) olasz közgazdász kutatásán alapul. Pareto a vagyon és a jövedelemeloszlás mintáit vizsgálta a 19. századi Angliában. Nem meglepő módon azt tapasztalta, hogy rendkívül kiegyensúlyozatlanok – vagyis a vagyon 80%-a a lakosság 20%-ának volt a birtokában. Pareto azonban nemcsak azt tapasztalta, hogy a gazdagság kiegyensúlyozatlan, hanem megjósolhatóan kiegyensúlyozatlan.

A 80/20 elv a vállalkozásokra és általában a gazdaságokra vonatkozik. Például, ha egy vállalat tudja, hogy bevételének 80%-a termékei 20%-a, ügyfelei 20%-a, vagy 20%-a konkrét tevékenységei eredménye, akkor az bölcs hogy a legtöbb erőforrást és energiát erre a legfontosabb 20%-ra összpontosítsuk. Valójában a „vállalkozás” szó éppen ezt sugallja: A kifejezést Jean-Baptiste Say francia közgazdász alkotta meg 1800 körül. Say a vállalkozót úgy definiálta, mint aki „a gazdasági erőforrásokat egy alacsonyabb termelékenységű területről egy magasabb termelékenységű és hozamú területre tolja át”.

Az elv alkalmazása a személyes életében

A 80/20 elv a magánéletünkben is érvényesül – hasznos lehet a munkavégzési szokásaink, időgazdálkodásunk, kapcsolataink és általános boldogulásunk szempontjából. A pszichológiai szférára lefordítva azt is tapasztalhatjuk, hogy tevékenységeink nagyjából 20%-a azt eredményezi, hogy boldogság. Ez lehet a közeli barátokkal vagy családdal eltöltött idő, vagy a természetben eltöltött idő, vagy bizonyos tevékenységek végzése. Magánéletünkben is kereshetjük azokat a kis inputokat, amelyeknek nagy eredménye. Előnyünk lehet, ha sokkal jobban megválogatjuk, hogyan töltjük az időnket és kivel töltjük azt.

Általában nem rajongok a számítógépes metaforákért vagy a pszichológia területére lefordított gazdasági nyelvezetért és elvekért. Hiszen nem vagyunk vállalkozások, és nem is gépek. Az sem hasznos, ha az énről mint vállalkozói entitásról gondolkodunk. És a termelékenység és a hatékonyság, mint önmagukban álló érték, nem a szent grál – annak ellenére, hogy az időgazdálkodási ágazat mit akar mondani nekünk. Inkább törekszem rá kreativitás a termelékenység helyett, amelynek ipari vonatkozásai vannak. Célunk nem lehet vakon önmagunk optimalizálása, valamint teljesítményünk és hatékonyságunk maximalizálása minden költséget jelent, hanem azt, hogy tisztában legyünk azzal, ami igazán számít számunkra, és arra összpontosítsuk az energiánkat hogy. Még ha fokozzuk is hatékonyságunkat, az igazán számít hogyan használjuk fel a hatékonyságunkat.

Ha azonban túltekintünk az input/output és az optimalizálási metaforákon, akkor láthatjuk, hogy Koch arról beszél, hogyan töltsük el az időnket és az energiánkat bölcsebben. És Koch valóban radikális, ha az időről van szó. A legtöbben úgy érzik, hogy kevés az idő, mintha a napnak nem lenne elég órája. Úgy érezzük, hogy mindig túl sok van a teendőink listáin, és egyszerűen nincs elég idő a napban ahhoz, hogy ezeket teljesítsük. Koch éppen az ellenkezőjét állítja: elárasztjuk az időt, és pazaroljuk az idővel való visszaélést. Több mint elég időnk van. Az igazi problémánk egyszerűen az, hogy nem használjuk jól.

Azt javasolja, hogy radikálisan fel kell számolnunk minden kis értékű tevékenységet. Ha meg tudjuk határozni tevékenységeink 20%-át, ami számít – bármilyen területen is –, akkor csak erre tudunk koncentrálni, és elengedjük az improduktív tevékenységek 80%-át. Ennek következtében hirtelen sokkal több szabadidőnk és gondolkodási időnk lesz: „Ha megduplázzuk a tevékenységeink legfelső 20 százalékán eltöltött időnk, kétnapos heti munkavégzés mellett 60 százalékkal többet érhetünk el, mint Most."

Egy ilyen megközelítés másik bónusza, hogy amikor kevesebbet cselekszünk, többet gondolkodunk. És jobban gondolkodunk. A legértékesebb kreatív ötletek akkor jutnak el hozzánk, amikor nem vagyunk túlterheltek ill hangsúlyozta, de nyugodtabb, elmélkedőbb és befogadóbb lelkiállapotban.

De itt van a probléma Koch elméletével is: a legtöbbünk az nem korunk teljesen autonóm urai. Lehetnek gyermekeink, élettársunk és eltartottjaink, és fizetnünk kell jelzáloghiteleket; dolgozhatunk más embereknek vagy intézményeknek, akik diktálják a teendőink listáját és Kényszerítés hogy nem produktív módon töltsük az időnket. Csapatokban is dolgozhatunk, és folyamatosan függhetünk mások véleményétől.

Tehát a 80/20 elv reálisabb megközelítése az lenne, ha megpróbálnánk azt a mi ellenőrzési körünkön belül alkalmazni. Ez azt jelenti, hogy nagyon körültekintőnek kell lennünk azzal kapcsolatban, hogy mit tudunk és mit nem irányíthatunk, majd az energiánkat az előbbire összpontosítjuk. Ezt követően alkalmazhatjuk az elvet azokra a tevékenységekre és szabadságjogokra, amelyek egyértelműen az ellenőrzési körünkön belül vannak.

Ha közelebbről megvizsgáljuk az általunk irányítható munkavégzési szokásokat és feladatközpontúságot, feltehetjük magunknak a következőket:

• Mivel töltöm az időmet egy hétköznapi munkanapon?

Rajzoljon kördiagramot, és adjon százalékpontokat minden tevékenységnek, hogy megjelenítse a gyakorlatból származó betekintést. Például ideje 20%-át e-mailekkel töltheti, 30%-át értekezletek és hívások részvételével, 10%-át ajánlatok írásával, 20%-át új üzletek kutatásával és 20%-át az interneten való szörföléssel töltheti. Vagy a napjainak 50%-át utazással töltheti, 30%-át ügyféltalálkozókkal, 20%-át pedig adminisztrátorral. Vagy a napod 20%-át írással töltöd, 20%-ot coaching, 40%-a elmerül a gondolataiban és az interneten, 20%-a pedig bűntudatot érez emiatt, és olyan módszereket kutat, hogy ne tegye ezt – mint én. 😊

Ezután tedd fel magadnak a kérdést:

• Melyik munkám számít leginkább? Mi az a 20%, ami valójában a sikereimhez vezet – bárhogyan is definiáljuk őket?
• Hogyan tölthetek több időt az igazán fontos tevékenységekre?
• És a nem generatív tevékenységek közül melyiket tudom minimalizálni? Mely tevékenységekre mondhatok nemet a jövőben?

Mindezt természetesen könnyebb mondani, mint megtenni. Ennek ellenére nagyon hasznos mentális gyakorlat. A legalapvetőbb szinten az általunk szabályozható munkavégzési szokások 80/20 arányú elemzése iránytűt jelenthet számunkra – a prioritások világos megértését és annak ismeretét, hogy mi a fontos és mi nem. Ráadásul az értelmetlen elfoglaltságra nemet mondani rendkívül felszabadító lehet. Ez felszabadíthat bennünket, hogy kreatívabb módszereket találjunk a dolgok elvégzésére és az időnk eltöltésére.

Egy utolsó, de kulcsfontosságú pont: Azt az időt, amelyet a 80/20 elv alkalmazásával megtakarítunk, NEM szabad újra munkába fektetni. Ennek a gyakorlatnak éppen az a lényege, hogy kevesebbet, de okosabban dolgozz. A lényeg az, hogy felszabadítsuk magunkat a szünetekre, a kikapcsolódásra, a gondolkodásra, hogy csak legyünk, kapcsolódjunk másokhoz, és többet tegyünk tápláló, energetizáló, léleknyugtató dolgok – mindazok a dolgok, amelyektől úgy érezzük, hogy élünk és kapcsolatba kerülünk a mélységünkkel célja.