Az e-mail etikett 7 parancsa, amelyet mindenkinek be kell tartania

„Csak akkor válaszoljon, ha a disztribúciós listán szereplő minden egyes személynek tudnia kell, mit kell mondania” - mondja Aimee Symington, a Finesse Worldwide vezérigazgatója. Javasolja a listán szereplő nevek felülvizsgálatát, és csak azoknak történő válaszadást, akik valóban igénylik az Ön válaszát. Ez azt jelentheti, hogy csak a feladónak vagy a hét címzett közül háromnak válaszolunk. És ha a menedzser vagy kollégája valami másolatot akar, vegye figyelembe kérését.
Átgondolt válaszok más emberek időt spórolhatnak meg. „Akár üzleti, akár társadalmi okokból, az embereket idegesíteni fogja a jelentéktelen anyag e-maileket, mert abba kell hagyniuk a megnyitásukat. ”- mondta Diane Gottsman, a texasi Protokoll Iskola alapítója. Tehát gondoljon kétszer, mielőtt válaszolna mindenkinek a „Nem tudom megtenni” kérdésre, amikor legközelebb meghívja villásreggelire.

Egy jó tárgysor segít a címzetteknek az e-mailek fontossági sorrendbe állításában - mondja Lizzie Post, az Awesome Etiquette podcast társigazgatója. Bármit is csinál, ne hagyja üresen. Tárgysor ravaszásakor tegye konkréttá és tömörvé, és figyelje meg a helyesírást és a nyelvtant. "Ez az első dolog, amelyet az ember észrevesz" - mondja Post.

ÖSSZEFÜGGŐ: A munka életét öt egyszerű lépésben szervezte meg
Mivel a tárgysornak tükröznie kell az e-mail tartalmát, a szakértők javasolják a tárgysor frissítését, amint a beszélgetés folyik. Kerülje el azokat a tárgysorokat, amelyek alááshatják az e-mail sürgősségét (gondoljon: „gyors kérdés” a címsorhoz.) jelentős munkaprobléma), vagy arra készteti, hogy valaki elmulasztjon egy üzenetet, amelyről azt gondolja, hogy már elolvasta, magyarázza Gottsman. Javasolja egy új szál indítását, ha az e-mail túl messze esett az eredeti üzenettől.

Noha a szakértők nem értenek egyet az e-mailekre adott megfelelő válaszidőben, egyetértenek abban, hogy szinte minden e-mailre érdemes választ adni. Ha elegendő egy egyszerű válasz („Megvan, köszönöm” vagy „Úgy hangzik, mint egy jó terv”), próbáljon válaszolni, amint elolvassa az e-mailt.
Időnként egy e-mailhez olyan információkra van szükség, amelyek gyűjtése több napot igénybe vehet, de ez nem jelenti azt, hogy hagyhatja az embereket lógni. "Tudassa velük, hogy megkapta az e-maileket, és hamarosan vissza fog térni," mondja Symington.
És ne felejtsen el automatikus válaszüzenetet használni, ha utazik, vagy irodán kívül, tette hozzá, így mások tudják, hogy nem kellene számolniuk a válaszra.

"Ügyeljen arra, hogy a megfelelő okokból továbbadja a megfelelő embereket" - mondja Post. Mielőtt továbbítaná, értékelje a tartalom érzékenységét - amely tartalmazza a mellékleteket, valamint az üzenettel társított mindenkinek a nevét és elérhetőségét. Egyesek inkább azt szeretnék, ha elérhetőségi adataik bizalmasak maradjanak. Ha egy szál túl sok részletes vitát tartalmaz, indítson el egy új e-mailt.

ÖSSZEFÜGGŐ: Hogyan kezeljük az 5 rendkívül bosszantó munkatársi helyzetet

Mindannyian ott voltunk. Egy vírus megfogja magát, és mielőtt megtudnánk, olyan nagypapainkat spammelünk olyan linkekkel, amelyek bárkit elpirulnának. Ha azt kapja, ami nyilvánvalóan egy vírus, értesítse az áldozatot, aki esetleg nem ismeri a dolgot. "Csak mondd:" Szerettem volna tudatni veled, hogy ez történik. "- mondja Symington. "Ez egy kedves dolog."

Ön érdekel, ha jó benyomást kelt személyesen, akkor miért nem tartja ugyanazon szabványnak az e-mail személyét? "Az e-mail ön tükrözi, és inkább betűként kell írni, mint szöveget, miközben szem előtt tartva a rövidséget" - mondja Symington. Ellenőrizze a helyesírást, a nyelvtant és az írásjeleket. Az összes sapka azt jelenti, hogy kiabál, és minden kisbetű azt jelenti, hogy lusta vagy. A túl sok betűtípus, szín és mosolygó arc irritáló lehet.
Legyen barátságos anélkül, hogy megpróbálna túlzásba hozni a humorot. "Hiba az óvatosság oldalán, még ha humorérzéke is van” - mondja Gottsman. A hangot túlságosan zavarják az e-mail, és nem akarsz professzionálisnak lenni, mert valaki nem kapja meg a viccedet.

Az egy dolog, ha alkalmi ételt fogyasztanak valamivel jelentősebb másikkal (és a dátum este holnap van), de feltétlenül ne ellenőrizze az e-maileket egy vacsorapartiján - mondja a Post. Ami az irodában tartott üléseket illeti, attól függ. Ha a kollégák telefonokat vagy laptopokat szállítanak a konferenciatermekbe, hogy találkozók során hozzáférjenek az e-mailekhez, akkor valószínűleg jól van. "Légy tudatában annak, hogy a vállalati kultúrák eltérő irányelveket fognak alkalmazni az e-mailekkel kapcsolatban" - mondja. "Ismerje meg az e-mail jellegét munkahelyén annak érdekében, hogy megfelelő legyen."