A fontos dokumentumok otthon történő tárolása és rendezése

Még a legszorosabb, legteljesebb személyes dokumentumok tárolószekrényét is be lehet birkózni a benyújtásba - csak időre, türelemre és szilárd papír tárolási stratégiára van szüksége. Akár frissen vagy az iskolában, és először felnőttként, vagy egy házikótagban él, és mindegyiknek megvan a saját fontos személyes dokumentumai, szükség van egy egész életen át tartó papír tárolórendszer, amely segít mindent rendezni a biztosítási igényektől a hitelkártyáig nyilatkozatokat. Így teheti meg a lehető legkönnyebb otthon a fontos dokumentumok megtalálását és tárolását.

ÖSSZEFÜGGŐ:A kulcsfontosságú dokumentumok cseréje (és tárolása)

1. Rendezzük a cölöpöket

Először rendezze a papírjait kategóriákba (háztartás, iskola, háziállatok). Elavult vagy felesleges dokumentumok, amelyek személyes információkat tartalmaznak, például az Ön nevét, címét és különösen a társadalombiztosítási vagy hitelkártya számot. A kevésbé érzékeny dokumentumokat egyszerűen újrahasznosítani lehet.

2. Rendezés könnyedén

Készítsen címkéket az elsőként felsorolt ​​nagyképes kategóriákkal, majd szűkebb leírásokkal („Orvosi: Julie” vagy „Adók: 2017”). Használjon manila mappákat az összes jobb vagy bal oldali füllel - gyorsabban tudnak átjutni, mint a válogatott pozícióban lévő fülek -, és ábécébe rendezve.

3. Megfelelő méret

Határozza meg, mennyi tárhelyre van szüksége. Ha például fájljainak nagy részét digitálisan tárolja, ne használjon nagy irattartót. Hely pazarlás, és valószínűleg kísértésnek tűnik kitölteni azokat a fájlokat, amelyekre nincs szüksége, vagy olyan tárgyakat, amelyek nem tartoznak az iratszekrénybe. Ehelyett válassza az asztali fájl mezőt.

4. Vegye figyelembe a gyakoriságot

Az útközben elhelyezett tárolóhelyek (gondoljuk a kevésbé használt szekrények magas polcaira) ideális hely fájlok archiválására, például adóbevallások és bankszámlakivonatok. Fenntarthatja a könnyen megközelíthető helyeket olyan tárgyakhoz, amelyekre rendszeresen szükség van, például az iskolai űrlapokhoz és a receptekhez.

5. Hozzon létre egy leszállópadot

Állítson be egy napi cseppzónát a forgalomnak megfelelő területeken, például a konyhában a bejövő levelek és a papírmunka számára. Egyetlen hely kijelölése megakadályozza a cölöpök felhalmozódását a ház egész területén. A beérkező levelek vagy a falra szerelt kosár takarít meg helyet, és nyilvánvalóvá teszi, ha az elemek túlcsordulnak és kezelni kell őket. Szűrje ki a levélszemét és a töltőpapír, mielőtt bármit hozzáadna a cseppzónához. A hetente legalább kétszer foglalkozzon az itt szálló elemekkel, majd iktatja be vagy újrahasznosítsa.

6. Tartsd tisztán

Három-hat havonta végezzen egy nagy söpörést a rendszeresen hozzáférhető fájlokról. Archív vagy megsemmisített dokumentumok, amelyek már nem relevánsak. Az adóbevallásokat és a háztartási javításokkal kapcsolatos dokumentumokat legalább három évig meg kell őrizni.

Bónusz: Papírmentes

A dokumentumok digitális rendezése nyilvánvalóan kevesebb helyigényt jelent, és a számítógép keresőeszköze segíthet megtalálni pontosan azt, amit keres. Kövesse ugyanazokat az irányelveket a digitális címkékhez, mint a fizikai címkékhez. Biztonsági másolat készítsen fájlokat egy külső merevlemezre, vagy használjon felhőalapú tárolási szolgáltatást, például a Google Drive-ot. Az Evernote szkennelhető app (ingyenes; iOS) segítségével gyorsan konvertálhatja a papírfájlokat digitális fájlokká.

Szakértőink

• Anna Bauer,Rajzszeg otthoni szervező
• Jamie Hord, alapítója Horderly szakmai szervezés
• Clea Shearer és Joanna Teplin, alapítói A Otthon szerkesztése
• Wendy Silberstein, alapítója Az esztétikai szervező