Hogyan írhatunk hatékony e-maileket a munkahelyen

Ha valaha is kapott e-mailt egy kollégájától, amely túlságosan szóbeli utasításokkal, zavaros kérésekkel vagy út túl sok felesleges címzettet tartalmaz, tudod a hatékony e-mail kommunikáció fontosságáról a munkahelyen. A szervezet vagy gondolat nélkül küldött e-mailek valójában akadályozzák a munkafolyamatot, általában bosszantják az embereket, és egyébként elkerülhető hibás kommunikációt okozhatnak.

Tehát hogyan készíthet világos, hatékony e-mailt, amely megfelelő egyensúlyt teremt a részletes és tömör között; az egyik, amely a megfelelő témákra vonatkozik az összes megfelelő ember számára? Először tudnia kell, mikor kell valamit elküldeni e-mailben - szemben a közvetlen üzenettel, személyes találkozóvagy telefon hívás. Az e-mailek ideálisak hosszabb utasítások listájának elküldésére, a projektbe való bejelentkezésre vagy a fájlok megosztására. Az e-mail kommunikáció biztosítja az összes fontos beszélgetés írásbeli nyilvántartását is, amelyre később utalnia kell. Íme hat dolog, amelyeket az összes hatékony e-mail író megtesz, mielőtt elérné a „küldés” elemet.

1. Maximalizálja a Tárgy sort

Először is a tárgy sort hozzá kell igazítani az üzenethez és / vagy a válaszához. Valakivel írsz, aki e-mailt küldött neked a múlt héten? Ne húzza ki a régi, független üzenetet, és nyomja meg a "válasz" gombot - ez a címzettje, aki elfelejtette, pontosan mit írt neked egy hete. Segítsen orientálni őket, és válaszoljon egy friss tárgysorral, amely tükrözi az új témát vagy az üzenetükre adott választ (mondjuk: „Háttér információ a legújabb ügyfelünkről, Jane Doe-ről vagy „Útmutatások Cleveland új házunkhoz”) - mondja Peggy Duncan, a Atlanta. Nem lesz valószínű, hogy megzavarja a címzettet, és később könnyebben megtalálja az üzenetét.

Másodszor, légy konkrét. Például itt van egy rossz / homályos téma: „Személyzeti értekezlet”. Most itt van egy jobb: „Kérjük, hozza ezt a mellékletet délután 14-re. alkalmazottak találkozója. ”Amikor belefoglalja Marsha Egan, a részletek, például a szükséges művelet vagy a hol-hol részleteket megkönnyítik a címzettnek, hogy azonnal felmérjék az üzenet fontosságát. szerzője Az Inbox Detox és az e-mail kiválóság szokása ($20; amazon.com). Ez segít nekik is, hogy emlékezzenek a szükséges feladat elvégzésére.

Nem biztos benne, hogy mi legyen a téma? Gondoljon azon kulcsszavakra, amelyeket akkor használna, ha később meg kellene találnia az e-mailt - mondja Nick Morgan, a Hallasz? Hogyan lehet kapcsolatba lépni az emberekkel egy virtuális világban ($11; amazon.com).

2. Adjon részletes utasításokat

Az írásbeli utasítások egyértelműsége megronthatja vagy megronthatja a munkahelyi e-mailek hatékonyságát. Ha egyes csoportokhoz rendeli a megfelelő feladatokat, bontja azokat személyenként és használja a golyópontot, hogy mindenki pontosan tudja, mihez van szüksége, különösképpen mindegyiktől.

3. Óvatosan válassza ki a címzetteket

Írja be az e-mailt, mielőtt hozzáadná a címzetteket - mondja Vanessa Van Edwards, a Ragadd el az emberekkel való siker sikerének tudományát ($12; amazon.com). Ez nemcsak a rettegett véletlenszerű küldést akadályozza meg, hanem lehetővé teszi a címzettek felvételét az e-mail tartalma alapján. El akarja kerülni ezeket a hosszú, többszemélyes e-mail láncokat? Ha több embernek szüksége van valami, például egy dokumentum megjegyzésére, fontolja meg a megosztható létrehozását fájl (például egy Google Doc), ahol mindenki javasolhat változtatásokat egy helyen, ezer küldése nélkül e-maileket.

ÖSSZEFÜGGŐ:Mindent, amit be kellene (és nem kellene) belefoglalnia az irodán kívüli e-mailekbe

4. Vágási nyelv lecsökkentése

E-mail küldés egy rögzítendő snafáról Ahelyett, hogy poétikusan viaszolná annak fontosságát, hogy mi ez a húzás, vagy kinek a hibája, összpontosítson a szükséges a cselekvés egy probléma orvoslására. Például ahelyett, hogy azt mondaná: "Az ügyfélnek problémája van a bemutatónkkal, és így lesz nehéz megjavítani, "próbálj". Szeretném, ha segítene segíteni valami megjavításában, amit az ügyfél felhívott a hívásunkra. "Ez teszi negatív visszacsatolás vagy a kellemetlen feladatok e-mailen keresztüli igénylése hatékonyabb.

5. Tartalmazza a válaszadási utasításokat

Még akkor is, ha e-mailje nem igényel választ („Az elkövetkező két órában orvos ülésen vagyok” vagy „Bekapcsolhatja Jelentsen be holnap jelentést a mai helyett ”), sokan köteleseknek érezni ezt„ OK ”vagy„ Köszönöm ”nyilatkozattal. ki. "Ha nem akarja visszahallgatni, az üzenet végére tegye a" Nincs válasz szükséges "pontot - mondja Duncan. „Időt takarít meg mindkét végén, és megakadályozza a haszontalan e-maileket, hogy a bepiszkáló dobozokba zsúfolódjanak.” Ezenkívül ne habozzon megírni „előre köszönöm” szöveget, amikor kérdést tesz fel valakinek. Ez megakadályozza a kísértést, hogy egysoros „Köszönöm” üzenetet küldjön, amikor a személy visszaír.

6. Ne légy túl személyes

"Az e-mailek tényekre, nem érzésekre vonatkoznak" - mondja Egan. A hangos beszéd és a testbeszéd hiánya miatt a digitális levelezésben bizonyos érzelmek - hogy érzel egy munkatársat, mit gondoltak a szomszédja pártjáról - könnyen kialakulhatnak félremagyarázzák. Ha érzékeny (vagy kevésbé pozitív) kérdést szeretne felhozni, hívja fel helyette.

ÖSSZEFÜGGŐ:Az e-mail etikett 7 paranca, amelyet mindenkinek be kell tartania

• Írta: Caylin Harris

• Írta: Andra Chantim

• Írta: Maggie Seaver